Das Büro der Zukunft
Back to Office – Zukunftsorientierte Bürogestaltung nach Corona
Thema
Die Veränderungen in der Arbeitswelt werden durch die Digitalisierung, die Globalisierung und den demografischen Wandel vorangetrieben. Vor der Coronapandemie und der Einführung flexibler Arbeitsmodelle spielten dritte Arbeitsorte keine Rolle. Dieser Wandel erfordert eine Neubewertung traditioneller Bürokonzepte. Eine Anpassung an die Anforderungen und die Bedürfnisse der Arbeitnehmer:innen ist erforderlich. Andernfalls verlieren das Büro und das Unternehmen an Attraktivität.
Relevanz
Nach der Pandemie hat das Thema ‹Wohlbefinden und Gesundheit am Arbeitsplatz› an Bedeutung gewonnen. Herkömmliche Bürokonzepte werden von den Mitarbeiter:innen in Frage gestellt. Darüber hinaus ist das Thema ‹Wohlbefinden› mit dem Thema ‹flexibles Arbeiten› verbunden, da die Arbeitsumgebung einen wesentlichen Einfluss auf das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter:innen hat. Ausserdem haben sich die Kräfteverhältnisse auf dem Arbeitsmarkt verändert: Dieser hat sich in den letzten Jahren von einem Arbeitgeber- zu einem Arbeitnehmermarkt gewandelt. Gründe dafür sind die demografische Entwicklung und der Fachkräftemangel. Arbeitgeber:innen müssen deshalb ein attraktives Arbeitsumfeld bieten, um talentierte Arbeitnehmer:innen zu gewinnen und langfristig zu binden. Sie müssen sich um das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter:innen kümmern.
Ergebnisse
Die Ergebnisse zeigen, dass folgende Determinanten für das Wohlbefinden herangezogen werden können: Basisfaktoren, Ergonomie, Biophilie, Arbeitsklima, psychische Belastung, Homebase, Verpflegung, Erholung am Arbeitsplatz und Work-Life-Balance. Des Weiteren gelten Kommunikation und Kollaboration als Motivatoren. Deshalb wird bei der Bürogestaltung das Konzept des Activity Based Working empfohlen. Der Ansatz der aktivitätsbezogenen Arbeitsplätze unterstützt die Mitarbeiter:innen bei den jeweiligen Anforderungen und Bedürfnissen im Büro. Diese und die Interessen der Arbeitnehmer:innen werden durch Partizipation berücksichtigt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Büroanforderungen erfüllt werden.
Implikationen für Praktiker:innen
- Strategie:
Das Büro wird partizipativ gestaltet: Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchien werden eingebunden. Workshops, Befragungen, Experimente und Pilotprojekte fördern die Beteiligung. Eine objektive Sichtweise und Expertise wird durch externe Berater:innen eingebracht. Der Austausch mit anderen Unternehmen unterstützt die Identifikation von Best Practices. Das Bürokonzept folgt einem kontinuierlichen Veränderungsprozess, angepasst an die Organisation, die Arbeitsweise und das Arbeitsumfeld. Der partizipative Ansatz hilft, Veränderungen zu erkennen.
- Menschen:
Ein neues Bürokonzept sollte als Change-Prozess initiiert und durch eine Expertin oder einen Experten fachlich begleitet werden. Der Mensch ist ein ‹Gewohnheitstier› und ein neues Bürokonzept stellt eine grosse Veränderung in der gewohnten Arbeitsumgebung dar. Transparente Kommunikation hilft, Ängste und Widerstände abzubauen. Die Kommunikation kann in Form von Informationsveranstaltungen oder Newslettern oder im Intranet erfolgen. Ideal ist die Präsentation der neuen Bürogestaltung in Form einer 3D-Visualisierung oder eines Pilotprojekts.
- Raum:
Die Arbeitsweise im Büro wandelt sich von der Einzelarbeit hin zu Austausch, Zusammenarbeit und Kreativität. Dafür sind Räume erforderlich, die unterschiedliche Gruppengrössen zulassen. Ausserdem sollten offene und geschlossene Räume bestehen. Möglich sind unter anderem Raum-in-Raum-Lösungen, Workshopräume, Arenen, Bars oder Teelounges.
Die hybride Arbeitsweise erfordert eine moderne Infrastruktur im Büro. Im Vordergrund steht vor allem die Zusammenarbeit zwischen Gruppen im Büro und solchen an einem dritten Ort. Dies kann in Form von mehreren Monitoren und Kameras erfolgen.
- Wohlbefinden:
Das Wohlbefinden im Büro wird stark vom sozialen Austausch beeinflusst. Die Schaffung spezieller Gemeinschaftsbereiche wie einer Bar oder einer Teelounge, die eine andere Atmosphäre als das Corporate Design des Unternehmens bieten, kann den Austausch fördern. Es ist wichtig, den Austausch zu organisieren, um das Zusammengehörigkeitsgefühl und den Teamzusammenhalt zu stärken. Für Besprechungen im Büro können definierte Pausenzeiten genutzt werden. Längere Gespräche können einen Mehrwert schaffen und zur Entwicklung einer Vertrauenskultur beitragen.
Methoden
Die Masterarbeit basiert auf einer qualitativen Forschungsmethode zur Untersuchung des Themas. Diese Art der Forschung ist geeignet, einen umfassenden Einblick und ein vertieftes Verständnis zu erlangen. Für die Datenerhebung wurden Interviews mit Expert:innen durchgeführt. Deren Identifizierung erfolgte nach bestimmten Kriterien. Damit wird sichergestellt, dass die ausgewählten Personen über die relevanten Erfahrungen und Kenntnisse verfügen. Im vorliegenden Fall umfasste die Stichprobe elf Expert:innen. Für die Datenerhebung wurde ein teilstandardisierter Leitfaden entwickelt. Die Auswertung der Daten erfolgte in Anlehnung an die inhaltlich strukturierende Inhaltsanalyse nach Kuckartz.